Supermercados masymas, de la distribuidora Hijos de Luis Rodríguez, ha reducido en un 80% el tiempo medio de tramitación en el alta de productos con la automatización de este proceso, pasando de tres meses a tan solo 18 días, a través de la plataforma de software BPA AuraQuantic y contando con el apoyo de su partner tecnológico PFS Grupo.
Este proceso de digitalización ha logrado eliminar por completo el uso de papel y hojas de cálculo, ha reducido en un 50% los errores operativos y ha mejorado la trazabilidad, generando ahorros anuales de 7.000 euros, mediante la optimización de tiempos y recursos materiales. Además, la mejora en la calidad de los datos y en la gestión del histórico de productos facilita el análisis de tendencias y la toma de decisiones basadas en información fiable y actualizada.
La puesta en marcha de este primer proceso forma parte de una estrategia más amplia de automatización, mediante la cual Supermercados masymas está extendiendo el uso de la plataforma de software BPA a un mayor número de departamentos. Entre ellos, destacan la gestión de contratos con proveedores, acuerdos comerciales, alta de nuevos franquiciados, comunicación con franquiciados, apertura de nuevas tiendas y ventajas y beneficios de empleados.
Como parte de esta estrategia, el desarrollo de un portal específico para el canal de franquicias ha mejorado la eficiencia operativa y la coordinación interdepartamental. También ha agilizado la incorporación de nuevos franquiciados y ha contribuido a mejorar la gestión de la red.
Portal de proveedores
El portal de proveedores ha reducido los tiempos de gestión y validación de la documentación, al mismo tiempo que optimiza los procesos asociados. Por su parte, el proceso de apertura de nuevas tiendas permite realizar un seguimiento en tiempo real del estado de cada apertura y favorece la asignación eficiente de recursos.
A lo largo de este proceso de digitalización, la compañía ha afianzado una dinámica interna orientada a la mejora continua, con la identificación periódica de nuevas oportunidades para automatizar procesos o mejorar los existentes. Como resultado, el equipo interno ha comenzado a diseñar e implementar desarrollos propios de forma autónoma, respaldado por la fácil usabilidad y versatilidad de la plataforma AuraQuantic.
La plataforma AuraQuantic utiliza para la automatización de estos procesos tecnología BPA Software (Business Process Automation) combinada con No Code, lo que elimina la necesidad de programación y facilita el grado de usabilidad, tanto a empleados con perfil técnico como no técnico, posibilitando una implementación ágil y flexible en toda la organización.
Tal y como destaca la responsable de estrategia comercial de Supermercados masymas, Ángela Trelles, “la automatización de procesos ha servido para reducir los errores en la gestión de datos y procedimientos en un 50% garantizando una mayor precisión en cada etapa. Con ello, se ha mejorado la eficiencia operativa, minimizando los reprocesos y garantizando una calidad superior de la información en tiempo real”.
En la misma línea, Rocío Martín, Solution Advisor de AuraQuantic, señala que la automatización de procesos a través de AuraQuantic ha generado beneficios cuantitativos y cualitativos incluyendo “la optimización de recursos, la mejora de la calidad de la información, la reducción de errores, la flexibilidad para adaptarse a cambios internos o externos, el aumento de la satisfacción de clientes y empleados, la optimización de la gestión de inventarios y la ventaja competitiva de la empresa”.
